Le plan de veille : le document qui pilote votre dispositif

Avant de constituer un plan de veille, il faut avoir posé les premières questions, rassemblé les éléments utiles, mots-clés métiers, acteurs, noms de dirigeants, d'experts ou de projets, puis identifié et évalué des sources pertinentes. Ces étapes franchies, il est temps de passer au plan de veille lui-même.

Qu'est-ce que le plan de veille et à quoi sert-il ?

Il s'agit d'un document de référence, particulièrement important dans le cas d'une veille concurrentielle collaborative mais pas seulement, qui permet de conserver une trace précise de ce qui est surveillé, sources et mots-clés, et de toujours savoir comment ces éléments sont surveillés.

Il constitue également, pour soi-même, une aide précieuse à la construction du dispositif, utile pour ne rien oublier au départ, mais aussi pour maintenir et enrichir le dispositif aussi longtemps que dure la veille.

Enfin, c'est un outil de communication pour dialoguer avec son client, externe ou interne, et un support de transmission indispensable pour déléguer certaines opérations d'enrichissement ou de modification.

Comment structurer un plan de veille ?

Le plus simple est de tout consigner dans un fichier Excel, éventuellement avec plusieurs onglets distincts.

Le nom des acteurs, concurrents directs, concurrents indirects, fournisseurs ou organismes de référence, reste la clé d'entrée principale.

La difficulté réside surtout dans le fait de trouver le bon niveau de structuration, pour que le dispositif soit décrit clairement et devienne un véritable outil opérationnel, adapté le plus précisément possible aux problématiques à traiter.

Par exemple, dans le cas d'une veille internationale sur une catégorie spécifique de produits, il semble logique de structurer son plan par zone géographique, d'autant que les sources et le vocabulaire varient.

Si l'on surveille les acteurs d'un environnement industriel large, il sera judicieux de reprendre les grands segments de la chaîne de valeur du secteur.

On consacrera un onglet aux sources spécialisées du secteur, éventuellement classées par pays, ainsi qu'un autre au vocabulaire métier. Ce dernier peut lui-même se composer de plusieurs champs lexicaux, avec si nécessaire la traduction dans d'autres langues, l'anglais restant souvent indispensable.

La question du vocabulaire métier, et de l'expertise documentaire nécessaire pour la traiter, est cruciale. Elle est pourtant souvent négligée dans un contexte de mise en place rapide. Le changement de culture vis-à-vis de l'information, en faveur d'un accès toujours plus immédiat, fait oublier qu'une préparation minutieuse fait gagner à terme beaucoup de temps et d'efficacité.

Quels éléments figurent dans le plan de veille ?

Chaque acteur du champ de surveillance est abordé de multiples manières. On surveille à la fois ce qu'il publie et ce qui est publié à son sujet.

Ce qu'il publie :

• sur son site web

• sur ses réseaux sociaux

Ce qui est publié à son sujet :

• dans la presse, via les moteurs de recherche et Google Actualités

• dans le web social, via les moteurs de recherche des réseaux sociaux

Si la liste des acteurs est volumineuse, on a vite fait de s'y perdre et de ne plus savoir exactement ce qui est surveillé ni comment. Il est donc important, pour chaque acteur, de détailler quel corpus est surveillé et avec quel outil.

Pour la description des sources spécialisées, il convient là encore de les qualifier le plus précisément possible : gratuite ou payante, pays, rubriques pertinentes.

Un document à mettre à jour et enrichir en continu

Chez FLA Consultants, nous insistons sur le fait que le plan de veille n'est pas un exercice ponctuel. Comme la veille elle-même, il n'est pas statique et doit vivre au gré des évolutions du secteur, apparition d'un nouvel acteur ou nouveau vocabulaire, mais aussi du corpus surveillé : disparition d'une source, identification d'une nouvelle source pertinente, structure d'un site web modifiée, flux RSS devenus obsolètes alors que la source existe toujours.

Un plan de veille bien construit et maintenu est un élément clé pour garantir l'efficacité d'un dispositif de veille.