Les précédents billets de notre série sur la veille concurrentielle nous ont permis de lister les premières questions à se poser avant de démarrer et quels types d’éléments rassembler (mots-clés métiers, acteurs, noms de dirigeants, d’experts, de projets, etc…), puis des pistes pour l’identification en ensuite l’évaluation de sources pertinentes. A ce stade, il est temps maintenant de constituer votre plan de veille.
Qu’est-ce que le plan de veille et à quoi sert-il ?
Il s’agit d’un document de référence, particulièrement important dans le cas d’une veille collaborative mais pas seulement, qui va permettre de conserver une trace précise de ce qui est surveillé (sources, mots-clés) et de toujours savoir comment ces éléments sont surveillés.
En outre, il constitue également, pour soi-même, une aide précieuse à la construction du dispositif, très utile pour ne rien oublier au départ, mais aussi pour maintenir et enrichir le dispositif aussi longtemps que dure la veille.
Enfin, c’est un outil de communication pour pouvoir dialoguer avec son client, qu’il soit externe ou interne, et également de transmission indispensable pour déléguer certaines opérations d’enrichissement ou de modification du dispositif.
Comment structurer un plan de veille ?
Le plus simple est de tout consigner dans un fichier Excel, éventuellement avec plusieurs onglets distincts.
Le nom des acteurs (concurrents directs / concurrents indirects / fournisseurs / organismes de référence…), reste la clé d’entrée principale que l’on va utiliser.
La difficulté va surtout résider dans le fait de trouver le bon niveau de structuration pour que le dispositif de veille soit décrit clairement et qu'il soit un véritable outil opérationnel pour la veille que l'on doit mettre en place, en l'adaptant de la façon la plus précise possible aux problématiques à traiter.
Par exemple, dans le cas d’une veille internationale sur une catégorie spécifique de produits, il semble logique de structurer son plan de veille par zone géographique, d’autant que les sources et le vocabulaire pourront varier.
Si l’on surveille les acteurs au sein d’un environnement industriel large, il sera judicieux de structurer son plan de veille en reprenant les grands segments de la chaine de valeur/fabrication des produits du secteur.
On n’oubliera pas de consacrer un onglet aux sources spécialisées du secteur auquel on s’intéresse (éventuellement classées par pays), ainsi qu’un autre au vocabulaire métier ; ce dernier peut lui-même être composé de plusieurs champs lexicaux, avec si nécessaire la traduction dans d’autres langues, l’anglais restant souvent indispensable.
La question du vocabulaire métier, et de l'expertise documentaire nécessaire pour la traiter, est pourtant cruciale. Or, elle est souvent négligée dans un contexte de mise en place rapide de la veille. Le changement de culture vis-à-vis de l'information, en faveur d'un accès toujours plus immédiat à l'information, nous fait oublier qu'investir dans une préparation minutieuse de qualité fait gagner à termes beaucoup de temps et d'efficacité.
Quels éléments figurent dans le plan de veille ?
Chaque acteur faisant partie du champ de surveillance est souvent abordé de multiples manières.
On surveille en effet à la fois ce qu’il publie :
- sur son site web
- sur ses réseaux sociaux
Mais également ce qui est publié à son sujet :
- dans la presse (moteurs de recherche, Google Actualités)
- dans le web social (moteurs de recherche des réseaux sociaux)
Si la liste des acteurs est volumineuse, on aura vite fait de s’y perdre et de ne plus savoir exactement ce qui est surveillé ni comment.
Il est donc important, pour chaque acteur, de détailler quel corpus est surveillé et avec quel outil.
Pour la description des sources spécialisées, il conviendra là encore de les qualifier le plus précisément possible : gratuite ou payante, pays, rubriques pertinentes…
A mettre à jour et enrichir en continu
Chez FLA Consultants, nous insistons sur le fait que le plan de veille n’est pas un exercice ponctuel. Tout comme la veille elle-même, il n’est pas statique et doit vivre au gré des évolutions non seulement du secteur (apparition d’un nouvel acteur, nouveau vocabulaire etc.) mais aussi du corpus surveillé : disparition d’une source ou au contraire identification d’une nouvelle source pertinente, structure d’un site web qui est modifiée, flux RSS devenant obsolètes même si la source existe toujours etc.
Un plan de veille bien construit et maintenu est un élément-clé pour garantir l’efficacité d’un dispositif de veille.
